Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Sipoon Syke Oy Ab

Iso kylätie 31
04130 Sipoo

Y-tunnus: 2762221-3

2. Rekistereiden nimi

• Yrityksen asiakasrekisteri
• Yrityksen markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Markkinointirekisteriä käytetään yrityksen tuotteiden ja palveluiden markkinointiin henkilöille, jotka eivät ole yrityksen asiakkaita, mutta antaneet suostumuksen henkilötietojensa käyttämiseen rekisterinpitäjän markkinointiviestintää varten.

Asiakasrekisterissä käsiteltävien henkilötietojen antaminen on kanssamme tehtävän sopimuksen edellytys emmekä voi tehdä sopimusta ilman näitä tietoja. Käsittelyperusteemme asiakassuhteen hoidon osalta on asiakkaan ja meidän välisemme sopimuksen täytäntöönpano ja markkinoinnin osalta on asiakkaan antama suostumus.

Markkinointirekisteriin annettujen tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Asiakkaalla on molempien rekistereiden osalta oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin.

Rekistereissämme käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös palvelujen kehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käsitellään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin ilman asiakkaan erikseen antamaa suostumusta.

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö:

• EU:n tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki 25.5.2018 lukien
  • Rikoslaki 39/1889
  • Kirjanpitolaki 1336/1997

4. Henkilötietojen vastaanottajat

Asiakasrekisteriin antamasi henkilötiedot vastaanotetaan kirjautuessasi rekisterinpitäjän järjestelmään ja vastaanottajana on rekisterinpitäjä.

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietojasi voivat käyttää myös sellaiset yritykset, jotka ovat tehneet yhteistyösopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja jotka toimivat rekisterinpitäjän konseptin mukaisesti. Näiden toimijoiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset ja ne ovat sitoutuneet noudattamaan rekisterinpitäjän ohjeita henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia tietoja:

• Henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Asiakkaan ostamat ja/tai tilaamat palvelut
• Maksureskontra
• Harjoittelukäynnit

Markkinointirekisterissämme käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja pois lukien henkilötunnus, ja lisäksi pyydämme antamaan ainakin jonkin seuraavista tunnistetiedoista:

• ikä tai syntymävuosi
• sukupuoli
• äidinkieli

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

6. Rekisterin ylläpitojärjestelmät

Asiakasrekisteri

• WiseGym

Markkinointirekisteri

• Muu asiakashallintajärjestelmä
• WiseGym

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisteri

Asiakas tehdessään sopimuksen meidän tai yhteistyökumppanimme kanssa
Liikuntakeskuksen kulunvalvontajärjestelmä

Markkinointirekisteri

Henkilö, joka luovuttaa tietonsa esimerkiksi osallistuessaan yrityksen järjestämiin kilpailuihin, tapahtumiin, arpajaisiin tai vastaaviin vuorovaikutustilanteisiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää asiakasrekisteristä.

Evästeet

• Käytämme verkkosivustolla evästeitä sekä muita samankaltaisia teknologioita. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivujen käytöstä ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivuja ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
• Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään viipymättä asiaankuuluvalla tavalla.

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään lisäksi niin pitkään kuin kirjanpitolaki tai muu asiakassuhteeseen soveltuva laki siihen velvoittaa. Asiakasrekisterin käyntitiedot anonymisoidaan kun palvelusopimuksen päättymisestä on kulunut 5. vuotta.

Markkinointirekisterin tietoja säilytetään enintään 24 kk kuluttua rekisteröidyn suostumuksen antamisesta, ellei rekisteröity sitä ennen uusi suostumustaan tai tee asiakassopimusta kanssamme. Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan myös viipymättä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut suostumuksensa markkinointiviestien vastaanottamiseen.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Voimme käyttää asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi tehtävänsä suorittamista varten olla pääsy henkilötietoihisi. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen.

Markkinointirekisterin tietojen käsittelyssä voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että palvelun tarjoaja käsittelee luovutettuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja vain tarjotakseen erikseen sovitut palvelut rekisterinpitäjälle. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen.

Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta annettuja henkilötietoja ulkopuolisille. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeus luovuttaa tietoja lainsäädännön tai viranomaismääräyksen niin edellyttäessä.

Rekistereissämme käsiteltyjä tietoja voidaan julkaista vain, mikäli siitä on erikseen rekisteröidyn kanssa sovittu.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, salasanoin ja tarvittavin teknisin toimenpitein suojatuilla palvelimilla.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitomääräyksiä ja rekisterinpitäjän edellyttämiä tietosuojaan liittyviä menettelytapoja.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvatoimialan käyttämillä yleisesti hyväksytyillä teknisillä keinoilla. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin, tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, taikka käsittelyn rajoittamista tai oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus, mikä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Mikäli henkilö haluaa käyttää jotain edellä mainittua oikeuttaan, tulee pyyntö siitä lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle täyttämällä asiakasrekisterissä oleva tarkastuspyyntölomake tai tietojen poistamista koskeva lomake ja lähettämällä lomake osoitteeseen:

Sipoon Syke Oy Ab

Iso kylätie 31

04130 Sipoo

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilötietojensa käsittelyyn tyytymättömällä on myös oikeus tehdä käsittelyä koskeva valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
Tietosuojaseloste Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on Ratapihantie 9, 00520 Helsinki ja sähköpostiosoite on tietosuoja@om.fi.

Kameravalvonnan ja GymPlus-palvelun erillinen tietosuojaseloste löytyy alta

Tämä on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukainen rekisteriseloste.

1.Rekisterinpitäjä

Yritys: Sipoon Syke Oy Ab
Osoite: Iso Kylätie 31, 04130 Sipoo

2.Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Anton Isaksson
Puh. 0405843808
Sähköposti: info@sipoonsyke.fi

3.Rekisterin nimi

GymPlus-palvelun tuottamisen mahdollistava valvontakameroiden kuvista muodostuva rekisteri sekä mahdollinen valvontatarkoitukseen tallennettava kuva-aineisto.

GymPlus käytössä , kuva-aineiston säilytysaika 7 vrk Kameravalvonta käytössä , kuva-aineiston säilytysaika 14 vrk

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Samalla valvonnan avulla varmistetaan ja lisätään kuntosalin asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Henkilötietojen käsittely perustuu yrityksen oikeutettuun etuun.

GymPlus:n kuva-aineisto analysoidaan konenäön sovellutuksin kuntosalilaitteiden ja -tilojen käyttöasteiden määrittämiseksi. Tiedon perusteella kuntosalin laitteita ja tiloja voidaan järjestää vastaamaan todellista käyttöä. Rekisteristä ei luovuteta tietoja siten, että tietty henkilö on niistä tunnistettavissa. Tilastoa ei voida tuottaa tai sen tarkoituksena olevaa tiedontarvetta toteuttaa ilman valvontakameroista saadun kuva-aineiston käsittelyä.

5.Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjän kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa syntynyt kuva-aineisto. GymPlus:n rekisteriin tallennetaan lyhytaikaisesti valvontakameroista saatuja kuvia, mutta siihen ei kerätä yksilöivää tietoa kuvissa esiintyvistä henkilöistä. Valvontakameroita ei ole asennettu puku-, suihku- ja saunatiloihin.

6.Tietojen säilytys​​​​​​​

Kuva-aineistoa säilytetään palvelun laadunvarmistamiseksi ja valvonnan mahdollistamiseksi. Katso säilytysajat ylempää.

7.Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä on rekisterinpitäjän kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto. Tiedonkäsittelijällä (Indoor Informatics Oy) on rekisterinpitäjän kanssa tehdyn palvelusopimuksen perusteella oikeus käyttää tilojen valvomisesta saatua kuva-aineistoa GymPlus-palvelun tuottamiseen.

8.Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteri sijaitsee fyysisesti EU:n talousalueella, eikä siitä tehdä säännönmukaisia tietojen luovutuksia muille kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.Rekisterin suojauksen periaatteet

Kameravalvonnan tallennuslaite on sijoitettu lukittuun tilaan ja se on salasanoin suojattu. GymPlus-palvelun kuva-aineistosta koostuvan rekisterin tiedot on tallennettu tiedonkäsittelijän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojaus-ohjelmiston ja -toimintojen avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjäkohtaista tunnistetta.

10.Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

11.Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.